Por supuesto, siempre nos resulta muy tentador enviar un email a un público mucho más grande y en ocasiones hasta de otra plaza o de otro país.  Está bien pero tenemos que darnos el tiempo de observar sus preferencias y necesidades.

A nosotros mismos nos cansa y nos da tedio ver tanto correo. Además está demostrado que la irrelevancia de la información es una de las primeras causas por las cuales un cliente puede darse de baja de nuestra lista de emails.

Les comparto un resumen de buenas prácticas que escriben varios expertos en el tema,  para iniciar con una campaña de correos exitosa.

 

PASO 1:  La Base de Datos y la definición de a que clientes les voy a mandar un correo

La base de datos es una herramienta muy valiosa para el desarrollo de tu empresa. Es fundamental alimentarla, cuidarla, segmentarla y mantenerla actualizada. Préstale más atención se trata de la salud del negocio.

Los clientes actuales son la primera fuente. Sin embargo tendremos que dedicarle un buen tiempo a nuestra base de datos si no la tenemos bien estructurada.

A lo mejor tenemos que crear un plan de actualización y llamarlos para tomar nuevamente sus correos. Crear un registro para la entrega del servicio más común por medio de nuestra página. Regalar algún presente y tomar datos… Tomar todos los datos es parte del proceso de venta.

Ahora defino a mis clientes con los que quiero colaborar

Para lograr una mayor efectividad en la realización de las campañas de email marketing, debemos establecer variables para la diferenciación y segmentación de los contactos. Para ello se sugiere incorporar en la base de datos las siguientes variables: Información general (especialmente dirección de email), Estatus del Cliente (potencial, activo, inactivo, etc.), cómo se enteró de nosotros, información demográfica (edad, genero etc.), información personal (actividad laboral, gustos etc.), historia de compras, intereses,  etc..

PASO 2: Definición de objetivos

Los objetivos más comunes buscados por el email marketing son: Aumentar las ventas » Aumentar el valor de la marca y posicionarla en el mercado » Ampliar la cartera de clientes » Retener y fidelizar a los clientes activos

Puedes formular algunas preguntas que servirán de guía para determinar el propósito de tu campaña: ¿Qué necesito saber de cada audiencia? » ¿Qué información de utilidad podría ofrecerles? » ¿Qué quiero lograr con mi campaña de email para este grupo? » ¿Qué necesidad voy a atender?

PASO 3: Contenido y Diseño

Antes de empezar a escribir el contenido de un correo es fundamental considerar los siguientes puntos antes de realizarlo:

1. ¿Está su email bien dirigido, es relevante y enviado en el momento adecuado?

2. ¿Se trata de un email personalizado con nombre y apellido, si es esto necesario en este caso?

3. ¿Es el contenido de su email es claro y conciso?

4. ¿Contiene su email un llamado a la acción (comprar, participar, llamar, programa cita, etc.)?

5. ¿Está enfocado en los beneficios que ofrece?

6. ¿Incluyó correctamente todos los datos de su empresa: logotipo e información de contacto?

7. ¿Usó imágenes y gráficos apropiados y aprovechó el espacio correctamente?

El seguimiento de las respuestas recibidas y consultas es tan importante como el envío inicial, no pierda la oportunidad de abrir un canal de diálogo con sus interesados.

Para evitar que su email pueda ser considerado SPAM, siempre revise el siguiente cuestionario y procure que todas sus respuestas sean afirmativas:

1. ¿Tiene su email una vía para que los destinatarios se borren de su lista de emails (eliminar suscripción, formulario opt-out, etc.)

2. ¿Cuenta con el consentimiento de sus destinatarios para recibir sus envíos?

3. ¿Fue honesto en el encabezado de su email?

Es muy importante pensar antes en el tiempo de las personas que leen nuestra comunicación. El tiempo es un recurso valioso y, si logramos que nos dediquen aunque sea una parte de él, debemos honrarlos y darles lo mejor de nosotros dejándoles ser los primeros en enterarse de todo lo que les interesa de nuestra empresa como nuevos productos, cambios en el negocio, ofertas, etc. Es importante también brindarles beneficios especiales como suscriptores para que puedan valorar aún más la información que se les envía.

PASO 4: Establecer Metas

Definir y establecer algunas metas es una parte muy importante del armado de un plan de email marketing. Es una manera de medir qué tan exitosas están siendo sus campañas en función de objetivos concretos.

En una primera instancia, las metas deberían orientarse a incrementar su listado de suscriptores e incrementar el número de clicks en sus comunicaciones. En una segunda etapa deberían apuntar a generar nuevas ventas y a lograr fidelización.

PASO 5: Determinar la frecuencia 

La frecuencia de sus envíos se determinará en función de la agenda de su empresa y de los tiempos que su audiencia considere adecuados. Lo conveniente es mantenerse en contacto con sus clientes al menos una vez al mes. Sin embargo, probablemente, al principio tal vez le tome tiempo organizarse para generar una comunicación mensual y deba ir aumentando la frecuencia paulatinamente hasta alcanzar la frecuencia deseada. Lo ideal es encontrar un punto de equilibrio en el cual sus clientes no se olviden de usted pero tampoco se sientan atosigados por la cantidad de emails que envía.

Con el tiempo también podrá ir determinando, en función del sector y los hábitos de sus lectores, cuál es el mejor día y horario para que reciban sus envíos. Por ejemplo: las personas que tienen un horario de oficina, el lunes a la mañana suelen encontrar su casilla llena de cosas y con diferentes problemas para resolver al principio de la semana. Es más probable encontrarlos disponibles a partir del día miércoles.

PASO 6: Analizar los Reportes

Un buen plan de email marketing necesita de un exhaustivo análisis de los resultados de impacto de las distintas campañas. Estos reportes nos brindarán información acerca del cumplimiento de nuestras metas, de la repercusión de los envíos, de los temas que captaron mayor interés en nuestros lectores, etc.

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Referencias:

ALEXA
PERFIT eMail Marketing
The Litmus blog